המסמכים המקוריים
הניירת שלך נשארת אצלך.
Hechbonit מסדרת את המסמכים המקוריים ב-Google Drive שלך. תיקייה ראשית, תיקיות המשנה שלה, ותיקייה בשם כל ספק וכל לקוח — נפתחות לבד, בלי שתכין כלום מראש. וביום שתחליט לעזוב, אין מה למשוך בחזרה: הכול כבר אצלך.
הסידור נעשה לבד
בחיבור הראשון האפליקציה פותחת תיקיית "Hechbonit" ואת תיקיות המשנה שלה: לטיפול, ספקים, לקוחות, דוח Z, זיכויים, תלושי שכר, שונות, ארכיון. מכאן כל מסמך הולך למקום שלו, לפי מה שהוא.
- דוח Z לא מתערבב עם חשבוניות של ספקים: הסידור הולך לפי סוג המסמך, לא לפי הזיכרון שלך
- אין תיקייה בשם הספק או הלקוח? היא נפתחת לבד — וחצי שנה אחרי, כל החשבוניות שלו באותו מקום
- ההרשאה שמבקשים מ-Google מוגבלת למה שהאפליקציה עצמה יוצרת: לא התמונות שלך, לא התיקיות האחרות, לא המיילים
- את Google Drive מחברים כבר בהתחלה: מסמך עם צילום נשמר רק כשיש לו איפה להיות מסודר
- אם החיבור חסר בזמן השמירה, חלון מציע לחבר והסריקה נשארת שלמה מאחור: מחברים, לוחצים שוב
- אם הסידור נכשל, האפליקציה אומרת למה — ולא תגלה חודשים אחרי שלחשבונית אין מקור
הכול נמצא ממסך אחד
מסך המסמכים נכנס לתיקיות המשנה ומציג הכול ברשימה אחת: שם, קטגוריה, ספק או לקוח, תאריך, גודל, ואייקון לפי סוג הקובץ.
- חיפוש לפי שם קובץ, ספק, לקוח או קטגוריה — שלוש אותיות מספיקות, גם כשהקובץ נקרא "scan-0042.pdf"
- תגיות סינון לפי תיקייה, שמופיעות רק כשיש בתיקייה משהו, ומיון: חדש · ישן · שם
- צפייה במסך מלא בתוך האפליקציה, ולידה כפתור "פתח" ל-Drive
- "שיתוף" שולח את המסמך עצמו: בטלפון ב-WhatsApp, במייל או לקבצים; במחשב הוא יורד. הצד השני לא צריך לבקש הרשאה, והגדרות השיתוף שלך ב-Google Drive נשארות כמו שהן
- "ארכיון" מעביר את הקובץ לתיקיית הארכיון בלי לזרוק אותו — הוא נשאר לצפייה בלשונית שלו
כתובת מייל משלך למסמכים
לכל חשבון יש כתובת משלו, בסגנון delices-market@docs.hechbonit.com. אתה בוחר אותה בעצמך, ואפשר להכתיב אותה בטלפון בלי לאיית רצף אותיות אקראי.
- הזמינות נבדקת תוך כדי הקלדה: "פנוי — הכתובת שלך תהיה…"
- הספקים שולחים, או שאתה מעביר: המסמך נוחת בתיקיית "לטיפול", וכבר נקרא כשאתה פותח את האפליקציה
- הכתובת הישנה ממשיכה לקלוט כל עוד תרצה: העברה אוטומטית שהגדרת לפני חצי שנה לא נשברת בשקט
- רק שולחים שאישרת יכולים להכניס אליך מסמכים. פס צהוב מרכז אותם: "X שלח לך 3 מיילים — המסמכים שלו מוחזקים"
- אישור לשולח מביא גם את מה שהוא שלח קודם — ואם מייל כבר ישן מכדי לאתר אותו, האפליקציה אומרת את זה במפורש
- לוגו של חתימה ומיילים בלי קובץ מצורף לא נקלטים: הערימה שלך לא מתמלאת בפרסומות
שאלה אחת לכל מסמך
כפתור "טפל" שואל שאלה אחת: "מה זה?" — הוצאה, הכנסה, דוח Z או משהו אחר. התשובה הסבירה כבר מסומנת.
- אתה לא צריך להגיד אם זו חשבונית מס, חשבונית זיכוי או קבלה: האפליקציה קוראת את זה מהכותרת של המסמך
- מה שנקרא מהמסמך — מי הוציא, סכום, תאריך, מספר — מוצג ממש מעל, כדי להחליט לפי עובדות
- כפתור "הצג" פותח את המסמך לפני שאתה מחליט, גם אם ה-Drive עוד לא מחובר
- שלושה מצבים ברורים: "ממתין לקריאה", "בקריאה…", "לא ניתן לקרוא — אפשר לסווג בכל זאת"
- בטלפון, נקודה על "מסמכים" בתפריט מסמנת שיש עבודה, בלי לפתוח את המסך
- אותו קובץ שהתקבל פעמיים לא מטופל פעמיים
הסיכום לרואה החשבון
הכתובת שלו, מתג, ותדירות: כל יום, כל שבוע או כל חודש. מייל אחד במקום חמישים.
- פירוט ההוצאות וההכנסות של התקופה — תאריך, מספר, שם, סכום, סוג — והמסמכים המקוריים מצורפים
- אתה בעותק, ברגע שמייל העסק מוזן בהגדרות
- כבוי כברירת מחדל: אתה מדליק אותו, והאפליקציה לא תיתן להדליק בלי כתובת של רואה החשבון
- שליחה שנכשלה נתפסת בסבב הבא ולא הולכת לאיבוד, והשליחה הראשונה כוללת רק את התקופה הנוכחית
- אם המייל כבד מדי, המסמכים שלא צורפו מופיעים בו ברשימה, עם הסיבה
- יומן מציג את השליחות האחרונות: נמען, מספר קבצים, תאריך, וי ירוק או הודעת שגיאה באדום
וגם
- לשלוח מסמך במייל מיד אחרי השמירה, עם כפתור "רואה החשבון שלי" והכתובות האחרונות שהשתמשת בהן.
- מחיקת חשבונית, דוח Z או תלוש שכר מוחקת גם את הקובץ ב-Drive.
- תקלת רשת רגעית לא מנתקת את ה-Drive: החיבור מוסר רק כש-Google אומרת במפורש שההרשאה בוטלה.
- קבצים שמגיעים במייל נבדקים לפי התוכן שלהם, לא לפי שם הקובץ.
- במסמך הוצאה אפשר להחליף או להוסיף את המקור בדיעבד: צילום מטושטש שצולם מחדש, או חשבונית שהוקלדה ביד.
- אפשר לנתק את ה-Drive מתי שתרצה, מתוך ההגדרות, בלי לעבור דרך ההגדרות של Google.